如何高效制定BPM解決方案？

    BPM大講堂如約而至，今天我們要開始說說關(guān)于如何開始實施BPM，并且初步了解制定BPM解決方案的基礎(chǔ)和關(guān)鍵點，并且要學(xué)會關(guān)注細節(jié)：用文字記錄流程。

    想在組織中應(yīng)用BPM，應(yīng)當進行必要的規(guī)劃。就任何重大變更而言，做好充分的準備對項目最終取得成功至關(guān)重要。此外，實施BPM的決定不是在真空中做出的，相反，你需要與管理團隊和同事進行合作。

    在這篇文章中，你將了解如何為實施BPM做必要規(guī)劃、制定BPM解決方案的步驟，以及確保用文字記錄流程的重要性。

將規(guī)劃進行到底

    毫無疑問，你希望BPM項目取得成功，否則你也不會花費時間開發(fā)這個項目。但是BPM取得成功的關(guān)鍵在于“規(guī)劃、規(guī)劃、再規(guī)劃。”并不是所有的項目都能夠取得成功，BPM項目也不例外。所有實施BPM項目的組織都非常希望項目能夠取得成功，但是有很多因素會使項目的發(fā)展偏離預(yù)定的方向：

• 選擇錯誤的項目；
• 選擇錯誤的流程；
• 缺少適當?shù)臏贤ǎ?/li>
• 合作伙伴間缺少協(xié)作；
• 無效的協(xié)作；
• 缺少關(guān)鍵參與者的買入；

    上述任何一個因素都有可能給BPM項目帶來災(zāi)難。前期規(guī)劃應(yīng)當充分考慮上述所有因素，以確保項目取得成功。

1 選擇正確的項目、流程

    第二章探討了選擇正確的項目這一概念。當然，在項目中選擇正確的流程與此緊密相關(guān)。再強調(diào)一下，應(yīng)當先進行流程分析，這樣你就能夠分辨出哪些流程能夠從BPM的實施中獲益最多。在分析過程中，你會發(fā)現(xiàn)自己開發(fā)的是一系列流程，你需要為它們劃分優(yōu)先等級，以便確定從哪里入手。

    不要將需求文件和流程分析混淆在一起。需求文件指出了要求達到的結(jié)果，而流程分析關(guān)注的是怎樣做事情。

    在進行流程分析時，應(yīng)當開發(fā)不同的變量，將可能被用來改變流程的方式視覺化。記住，實施BPM的主要動力之一就是改進流程。有些事情通常以某一種特定方式進行，但這并不意味著這種方式就是最好的、最高效的或最符合邏輯的方式。

2 將BPM推銷給管理人員

    在很大程度上，將BPM推銷給管理人員意味著向組織展示BPM的經(jīng)濟價值。BPM之所以能夠傳遞這一價值，是因為較好的流程能夠降低成本、提高收益、激勵員工，并能提高客戶滿意度。那些采用了六標準差或精益六標準差方法論的公司在通過改進流程提高經(jīng)濟價值方面最卓有成效。

    一項研究顯示，單憑一次單標準差變化，企業(yè)就可以將邊際效益提高約20%，同時可以相應(yīng)地提高生產(chǎn)力，減少雇員人數(shù)，并減少資本投資。通用電氣等企業(yè)已經(jīng)采用了這些方法論，并接受了BPM，因為它們能夠帶來經(jīng)濟效益。通用電氣還將BPM作為公司上下企業(yè)文化的一個核心部分。

    位于美國康涅狄格州的高德納研究公司表示，在沒有重新設(shè)計任何流程的情況下，企業(yè)仍然可以對任何一項特定流程的經(jīng)營做出重大改進。高德納指出，“明確當前的狀態(tài)切換、時間安排和職責(zé)，通常可以將生產(chǎn)率提高12%”。對許多流程而言，這只是提高效率的開始。

    幾年以前，高德納曾報道，78%的BPM項目的內(nèi)部收益率達到了15%以上。此外，這些項目通常能夠迅速展開（67%在不到6個月內(nèi)展開，50%在不到4個月內(nèi)展開），因此企業(yè)能夠通過BPM改進流程，在獲得快速收益的同時實現(xiàn)重要價值。

建立BPM解決方案

    建立BPM解決方案通常遵循一定的方法。大多數(shù)情況下，你會發(fā)現(xiàn)在開發(fā)和改進解決方案的過程中有很多迭代。

1 典型的BPM項目場景

    盡管每個BPM都或多或少有些不同，但是可以創(chuàng)建一個展示一般項目開發(fā)流程的路線圖。下面是一個十分典型的場景：

1.評估階段

• a.高層次設(shè)計；
• b.項目范圍和計劃；

2.第一次迭代

• a.應(yīng)用框架開發(fā)；
• b.確定初始對象模型；
• c.確定初始規(guī)則集；
• d.創(chuàng)建工藝流程；
• e.開發(fā)環(huán)境的基本部署；
• f.創(chuàng)建初始治理方案；

3.第二次迭代

• a.創(chuàng)建實時數(shù)據(jù)連接；
• b.框架改進；
• c.添加新規(guī)則；
• d.添加用戶界面；
• e.工藝流程更新；

4.第三次迭代

• a.結(jié)合點改進；
• b.對象模型改進；
• c.添加額外規(guī)則；
• d.改進用戶界面；
• e.添加工藝流程；
• f.用戶培訓(xùn)；

    由于項目需求不同，應(yīng)當在項目基本完成之前進行額外的迭代。但是，由于各個迭代發(fā)生的周期都非常短，所以整個開發(fā)過程也十分迅速。

2 BPM項目資源

    你應(yīng)當為BPM項目分配一定的資源。一般來說，這類資源包括軟件、人員和硬件。

軟件資源

    有些賣家對零部件進行單獨許可，或要求額外的軟件來支持BPM的部署。以工業(yè)標準為基礎(chǔ)的BPM套件更有可能通過現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施組件來進行成功的部署。大多數(shù)BPM賣家都支持購買部門級的BPM，并且隨著要求的不斷提高，將許可提升至企業(yè)級。這一流程使您能夠逐步發(fā)展BPM。

人力資源

    為實施BPM安排人員。一般來說，這些人員應(yīng)當包括：

• 一名項目經(jīng)理；
• 一名主題專家；
• 一名或兩名業(yè)務(wù)分析人員；
• 一名或兩名開發(fā)人員；

    這一核心項目團隊將商業(yè)和IT組織結(jié)合起來，以確保項目取得成功。

    項目團隊的規(guī)模很小，這展示了BPM在改進流程方面的效率。一般來說，您的團隊僅需要五到六名人員。為BPM團隊配備人員已經(jīng)成為一項投資，這一投資隨著新流程的增加而增長，并在這一過程中獲得回報。

硬件資源

    實際上，BPM項目開發(fā)的硬件需求與其他應(yīng)用部署需求差不多。BPM供應(yīng)商通常會滿足您最基本的硬件要求，但是不太可能會帶給您驚喜。

記錄你的流程

    文件編制在任何BPM項目中都發(fā)揮著重要的作用。實際上，文檔開發(fā)過程從項目的最初就開始了。

1 記錄變化

    在組織中實施一個項目，例如六標準差，能夠起到一定作用，因為這使你能過直接衡量取得的進展。BPM能夠利用六標準差等項目增加更多價值。

    在建立基線測量系統(tǒng)時應(yīng)當記住，BPM項目實施之前和之后的各個流程之間可能不會有直接的聯(lián)系。之所以會出現(xiàn)各流程間缺少聯(lián)系的現(xiàn)象，是因為BPM能夠清除某些沒有附加值的任務(wù)。

2 了解BPM架構(gòu)

    BPM有一個特殊的架構(gòu)，它有助于流程記錄。盡管每個BPM各不相同，但是它們之間有一些共同點，包括：

• 一個包括用戶界面、流程監(jiān)督、管理面板和任務(wù)收件箱的工作空間；
• 一個能在其中發(fā)現(xiàn)商業(yè)規(guī)則引擎、流程引擎和分析引擎的執(zhí)行環(huán)境；
• 包含流程資產(chǎn)描述、流程關(guān)系和流程政策的元數(shù)據(jù)庫；
• 一個能夠進行流程建模、商業(yè)規(guī)則定義、KPI定義、流程開發(fā)和用戶界面設(shè)計的流程設(shè)計工具箱；
• 一個全新的服務(wù)開發(fā)環(huán)境，該環(huán)境中應(yīng)當有網(wǎng)絡(luò)服務(wù)轉(zhuǎn)換器、與現(xiàn)有功能的連接，以及新服務(wù)創(chuàng)建工具；

3 記錄流程

    在BPM環(huán)境中，流程設(shè)計和定義都是在圖形環(huán)境中進行的。大多數(shù)情況下，流程設(shè)計工具使商業(yè)分析師能夠使用拖放技術(shù)創(chuàng)建流程定義。

    大多數(shù)的BPM開發(fā)工具都是標準的建模標注，從本質(zhì)上來說，這是一種簡化的用來定義過程模型的編程語言。一般來講，上述開發(fā)工具或使用業(yè)務(wù)流程建模標注(BPMN)，或使用XML過程定義語言(XPDL)。使用上述建模標注能夠使業(yè)務(wù)流程定義標準化，并在不同的工具中共享。

    從本質(zhì)上來說，流程設(shè)計很像一個流程圖，各個流程是圖中的方框，而商業(yè)規(guī)則定義了圖中的邏輯流程。舉例來說，你可以用一個流程來處理客戶投訴。當收到客戶投訴時，將觸發(fā)流程的第一部分。在這一點上，可以有一個受商業(yè)規(guī)則驅(qū)動的決策點，將重要客戶的投訴傳遞到客服代表的精英團隊。其他客戶的投訴會報送到普通客服團隊。

    流程設(shè)計由各式各樣的服務(wù)和商業(yè)規(guī)則構(gòu)成。流程設(shè)計從商業(yè)分析師和開發(fā)人員的合作開始。業(yè)務(wù)人員提供定義，然后開發(fā)人員使用這些定義創(chuàng)建模型。在某些BPM實施過程中，商業(yè)分析師可能在整個設(shè)計流程中發(fā)揮更重要的作用。

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