企業(yè)在上ERP項(xiàng)目之前，可能已經(jīng)有了其他的信息化管理軟件。如辦公自動(dòng)化軟件、企業(yè)郵件服務(wù)器項(xiàng)目、財(cái)務(wù)管理軟件，等等。很明顯，企業(yè)的ERP項(xiàng)目跟原先的這些管理軟件都有重疊的地方。作為企業(yè)項(xiàng)目管理員，又一個(gè)非常現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題放在他們面前，當(dāng)ERP項(xiàng)目跟原由的信息化項(xiàng)目有重疊的時(shí)候，他們是放棄原來(lái)的項(xiàng)目或者兩個(gè)項(xiàng)目并存呢？
確實(shí)，這是一個(gè)很難回答的問(wèn)題。若兩者并存的話，在明顯ERP項(xiàng)目的效果會(huì)打折扣，甚至因?yàn)橹貜?fù)工作導(dǎo)致工作量的增加，從而導(dǎo)致用戶的抵制，增加ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。而若放棄原由的項(xiàng)目，把原先的成果推倒重來(lái)的話，那也太浪費(fèi)了，重復(fù)性投資造成了企業(yè)信息化管理成本的增加。這也不行，那也不行，還有其他方法嗎？有，可以通過(guò)一定的手段，把原有的信息化項(xiàng)目跟ERP系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)的集成，即可以避免重復(fù)性投資的浪費(fèi)，又可以避免員工同時(shí)操作多套系統(tǒng)，增加工作量的問(wèn)題。
不過(guò)，俗話說(shuō)，站著說(shuō)話不怕腰疼，確實(shí)，要實(shí)現(xiàn)ERP項(xiàng)目跟原有項(xiàng)目的有機(jī)集成，不是說(shuō)說(shuō)就可以辦到的。在集成過(guò)程中，會(huì)遇到很多技術(shù)與非技術(shù)層面上的問(wèn)題。下面，我解決自己遇到的幾個(gè)集成案例，談?wù)勎业南到y(tǒng)整和經(jīng)驗(yàn)，或許，能夠?qū)Υ蠹矣兴鶐椭?/P>
一、ERP項(xiàng)目如何跟現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理軟件集成？
一次，我給客戶實(shí)施ERP項(xiàng)目。他們?cè)诓捎?a href="http://m.lukmueng.com/" title="" target="_blank" >ERP系統(tǒng)之前，已經(jīng)用了將近五年時(shí)間的財(cái)務(wù)管理軟件�？梢赃@么說(shuō)，公司從上到下，特別是財(cái)務(wù)部門人員，對(duì)這套財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)非常的熟悉，他們不希望為了ERP系統(tǒng)而放棄這個(gè)財(cái)務(wù)管理軟件。在ERP選型的時(shí)候，他們就希望能夠把ERP項(xiàng)目跟現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理軟件很好的整和起來(lái)。
為此，我花了不少的時(shí)間研究他們的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。經(jīng)過(guò)我的研究，我發(fā)現(xiàn)，他們的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的話，起源與應(yīng)收應(yīng)付模塊。他們的處理業(yè)務(wù)邏輯是每到月底的時(shí)候，把采購(gòu)人員整理好的對(duì)帳單錄入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，產(chǎn)生應(yīng)付帳款。根據(jù)用戶的這個(gè)業(yè)務(wù)邏輯，我設(shè)計(jì)了一個(gè)解決方案。
首先，在ERP系統(tǒng)中有個(gè)對(duì)帳功能，主要完成的任務(wù)就是對(duì)供應(yīng)商與客戶進(jìn)行對(duì)帳。當(dāng)采購(gòu)人員在ERP系統(tǒng)中完成對(duì)帳以后，治療核對(duì)無(wú)誤后，就把系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)根據(jù)一定的規(guī)則產(chǎn)生應(yīng)收應(yīng)付帳款。
其次，財(cái)務(wù)人員查看ERP系統(tǒng)中的應(yīng)收應(yīng)付帳款信息，逐筆確認(rèn)要導(dǎo)入到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的信息。這主要是考慮到，企業(yè)可能由于一些特殊的需要，不懲罰供應(yīng)商等等，或者供應(yīng)商沒(méi)有及時(shí)送達(dá)發(fā)票等等，當(dāng)月先不結(jié)帳等情況。此時(shí)，財(cái)務(wù)人員就在ERP系統(tǒng)中指定該筆應(yīng)收或者應(yīng)付帳款不轉(zhuǎn)換到財(cái)務(wù)管理軟件中。
最后，我們技術(shù)人員開(kāi)發(fā)了一個(gè)小工具，這個(gè)工具的任務(wù)就是把ERP系統(tǒng)中的應(yīng)收應(yīng)付信息導(dǎo)入到財(cái)務(wù)管理軟件之中。當(dāng)然，首先我們必須要了解財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中應(yīng)收應(yīng)付數(shù)據(jù)表的設(shè)置情況。如哪些字段是必須的，數(shù)據(jù)表之間的相互聯(lián)系，及字段的長(zhǎng)度限制等等。了解好這些信息之后，接下去的任務(wù)就比較簡(jiǎn)單了，無(wú)非是一個(gè)包括UPDATE的批處理語(yǔ)句。在編寫這個(gè)工具的最大難度，就在于對(duì)原有財(cái)務(wù)管理軟件表結(jié)構(gòu)的理解。原有系統(tǒng)的表結(jié)構(gòu)了解了，那么程序員寫代碼也就非常輕松了。其次，就是需要對(duì)用戶的業(yè)務(wù)邏輯有一定了解。因?yàn)橹挥袑?duì)用戶的處理邏輯了解之后，才能尋找一個(gè)很好的突破口，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。
最后，要提醒一句，一個(gè)完美的結(jié)合，是兩個(gè)系統(tǒng)相互交互的結(jié)果。也就是說(shuō)，當(dāng)ERP系統(tǒng)中的應(yīng)付應(yīng)收帳款導(dǎo)入到財(cái)務(wù)管理軟件后，不是導(dǎo)入后工作就完成了。而是在導(dǎo)入的過(guò)程中，還應(yīng)該有些交互的動(dòng)作。如在ERP系統(tǒng)中要能夠查詢出，哪些應(yīng)收應(yīng)付已經(jīng)導(dǎo)入到了財(cái)務(wù)管理中。所以，在導(dǎo)入的工具中，有一個(gè)回寫的語(yǔ)句，當(dāng)向財(cái)務(wù)管理軟件導(dǎo)入一條記錄的話，就會(huì)在ERP系統(tǒng)中的應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)中，回寫，表示該記錄已經(jīng)成功導(dǎo)入到財(cái)務(wù)管理軟件。如此的話，查詢ERP系統(tǒng)就可以知道哪些單據(jù)已經(jīng)才財(cái)務(wù)系統(tǒng)中處理過(guò)了。當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，用戶就不需要在ERP系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理軟件之間進(jìn)行相互的核對(duì)，浪費(fèi)時(shí)間。
二、ERP系統(tǒng)如何跟郵件系統(tǒng)結(jié)合？
在企業(yè)管理實(shí)務(wù)中，很大一部分時(shí)間在處理各種報(bào)表的傳遞。如倉(cāng)庫(kù)每天要發(fā)一份當(dāng)日的進(jìn)貨明細(xì)給采購(gòu)、生產(chǎn)與財(cái)務(wù)；而生產(chǎn)每個(gè)周末都要把下個(gè)星期的應(yīng)到料而未到料的材料明細(xì)發(fā)一份給采購(gòu)，方便他們追蹤物料；生產(chǎn)部門還需要統(tǒng)計(jì)每天的領(lǐng)料明細(xì)給財(cái)務(wù)，方便財(cái)務(wù)人員進(jìn)行成本的統(tǒng)計(jì)。
我有一個(gè)客戶上了ERP系統(tǒng)之后，還在重復(fù)這些勞動(dòng)。本來(lái)的話，需要這些資料的用戶可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行查詢。但是，問(wèn)題時(shí)，用戶已經(jīng)習(xí)慣了享受別人的勞動(dòng)果實(shí)，比習(xí)慣自己去系統(tǒng)導(dǎo)資料。為此，系統(tǒng)上線后，相關(guān)用戶仍然每天從系統(tǒng)中導(dǎo)出相關(guān)報(bào)表，然后利用郵件形式發(fā)送給相關(guān)人員。如倉(cāng)庫(kù)人員第二天一上班的第一件事情，就是從系統(tǒng)中導(dǎo)出前一日的進(jìn)貨明細(xì)，發(fā)送給采購(gòu)人員。
客戶后來(lái)向我們提出，有沒(méi)有簡(jiǎn)便的方法，能夠把ERP系統(tǒng)跟現(xiàn)有的郵件系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合。用戶不需要每次都把資料導(dǎo)出來(lái)后，再發(fā)送郵件給其他人員。一方面，這么做的話，效率不高。另一方面，可能導(dǎo)出來(lái)的數(shù)據(jù)有些錯(cuò)誤的地方，用戶會(huì)修改后再進(jìn)行發(fā)送郵件。這么處理的話，就會(huì)導(dǎo)致發(fā)送的報(bào)表跟ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不符合，從而給其他業(yè)務(wù)處理帶來(lái)不小的麻煩。
根據(jù)客戶的需求，我結(jié)合企業(yè)用戶的實(shí)際情況，在利用客戶現(xiàn)有的系統(tǒng)下，成功實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)與郵件系統(tǒng)的整和。
其實(shí)，這也是一個(gè)非常簡(jiǎn)單的過(guò)程而已。
首先，先跟用戶確認(rèn)哪些單據(jù)在發(fā)送郵件之前，不需要再進(jìn)行核對(duì)；哪些數(shù)據(jù)則需要核對(duì)后再進(jìn)行發(fā)送。對(duì)于不需要核對(duì)的數(shù)據(jù)，如倉(cāng)庫(kù)的每日收貨明細(xì)，一般不需要額外的處理，就可以直接發(fā)給采購(gòu)人員，這個(gè)的話，只需要寫一個(gè)簡(jiǎn)單的批處理程序，結(jié)合系統(tǒng)的任務(wù)計(jì)劃功能，每到一個(gè)固定的時(shí)間，如每天晚上十二點(diǎn)，讓系統(tǒng)自動(dòng)按固定的格式，把數(shù)據(jù)導(dǎo)出到EXCLE表格或者PDF文檔，然后發(fā)送給相關(guān)的人員。這個(gè)過(guò)程的話，不需要用戶的干預(yù)，而且這些過(guò)程都是在晚上進(jìn)行，從而也不會(huì)對(duì)用戶白天的作業(yè)產(chǎn)生過(guò)多的影響。另外一些數(shù)據(jù)是相關(guān)人員根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)容還需要進(jìn)行稍微的修飾，用采購(gòu)部門的材料預(yù)計(jì)到料表、生產(chǎn)部門的生產(chǎn)定單預(yù)計(jì)缺料表等等，相關(guān)用戶還需要進(jìn)行額外修改后，如選擇具體的發(fā)送內(nèi)容，才能夠發(fā)送。如此的話，就ERP系統(tǒng)報(bào)表的顯示格式，讓起在上面，可以指定需要發(fā)送的內(nèi)容，然后通過(guò)報(bào)表歸檔功能，把需要發(fā)送的報(bào)表歸檔起來(lái)，以方便然后查詢。然后再報(bào)表上，添加一個(gè)按鈕，關(guān)聯(lián)一個(gè)批處理程序，當(dāng)用戶維護(hù)好報(bào)表以后，只要點(diǎn)一下這個(gè)按鈕，報(bào)表數(shù)據(jù)就會(huì)按即定的格式以及預(yù)先設(shè)置的聯(lián)系人，把郵件發(fā)送出去。
其次，確認(rèn)好用戶的具體需求之后，接下去就是程序員寫代碼了。而這些需求，在程序員眼中，可以說(shuō)是非常簡(jiǎn)單的代碼了，沒(méi)有復(fù)雜的算法，也沒(méi)有復(fù)雜的模型。只是一些記流水帳般的業(yè)務(wù)邏輯，他們沒(méi)花多少時(shí)間與精力，就完成了相關(guān)的功能。
其實(shí)，我個(gè)人認(rèn)為，再?gòu)?fù)雜的業(yè)務(wù)，只要我們把需求定義清楚了，業(yè)務(wù)該如何實(shí)現(xiàn)，一步步的全部說(shuō)明清楚，那么對(duì)與程序員來(lái)講，只是工作量上的問(wèn)題，不會(huì)有多少的難度。
三、ERP系統(tǒng)跟OA系統(tǒng)的結(jié)合
我有一個(gè)客戶，其上ERP系統(tǒng)之前，已經(jīng)有了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。每天生產(chǎn)計(jì)劃人員會(huì)在上面及時(shí)更新生產(chǎn)計(jì)劃及當(dāng)前定單的完工進(jìn)度；采購(gòu)人員也會(huì)把采購(gòu)定單的異常信息，如采購(gòu)定單交期的調(diào)整或者價(jià)格的變化信息反映在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上去。上了ERP系統(tǒng)之后，用戶的這些操作習(xí)慣還是沒(méi)有改變。他們還是喜歡在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上查詢相關(guān)的內(nèi)容。
其實(shí)，ERP系統(tǒng)跟OA系統(tǒng)的公告功能結(jié)合的話，也只是一個(gè)數(shù)據(jù)的傳遞功能而已。我是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的觸發(fā)器幫助用戶來(lái)完成兩者之間的集成。如到采購(gòu)員改變采購(gòu)定單的交期的時(shí)候，預(yù)計(jì)交貨日期在系統(tǒng)中保存的時(shí)候，數(shù)據(jù)庫(kù)觸發(fā)器就會(huì)觸發(fā)一個(gè)動(dòng)作，把變更信息反映到OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中去，如此的話，OA系統(tǒng)中就可以顯示這條內(nèi)容了。同時(shí)，也可以把倉(cāng)庫(kù)當(dāng)月的收貨記錄等等信息反映到OA系統(tǒng)中去。如此的話，使得哪些沒(méi)有ERP客戶端的用戶，也可以了解到ERP的相關(guān)運(yùn)行信息了。
而且，這個(gè)方法還可以解決用戶端口的問(wèn)題�，F(xiàn)在有些ERP廠商，比較有經(jīng)濟(jì)頭腦，他們的軟件費(fèi)用是按照用戶的使用端口數(shù)來(lái)進(jìn)行收費(fèi)的。用戶同時(shí)使用的端口數(shù)越多，其軟件使用費(fèi)用越高。而實(shí)際上，用戶很多時(shí)候，并不需要對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行修改操作，而只是簡(jiǎn)單的查詢功能。為此，讓他們白白占用一個(gè)端口，就有點(diǎn)浪費(fèi)了。此時(shí)，我們就可以結(jié)合OA系統(tǒng)，把用戶需要查詢的一些常規(guī)信息，如采購(gòu)定單的到料情況，利用觸發(fā)器功能，把這些信息反映到OA系統(tǒng)中去。如此的話，用戶需要這些信息的話，也不需要打開(kāi)ERP系統(tǒng)去查詢這些信息了，可以介紹不必要的端口開(kāi)支。
總結(jié)我的系統(tǒng)整和經(jīng)驗(yàn)，我覺(jué)得難度不在于技術(shù)，而在于企業(yè)需求與業(yè)務(wù)邏輯的確認(rèn)。只要這些了解清楚了，那么技術(shù)上的問(wèn)題就不在是什么難題了。
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