項目管理是指在確定的時間范圍內(nèi)，為了高效率完成既定目標(biāo)，經(jīng)由特殊形式的臨時性組織運行機(jī)制，并通過有效的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制，充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。為了實現(xiàn)項目的高效管理，需借助計算機(jī)和信息化技術(shù)，以項目管理方法和理論為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)實際情況，開發(fā)出符合企業(yè)需求的項目管理軟件，以協(xié)助項目的實施。

    傳統(tǒng)的項目管理軟件系統(tǒng)將項目文檔，如產(chǎn)品CAD圖文檔、工藝文件等嵌套在實施流程中，以致無法對項目文檔進(jìn)行集中管理。系統(tǒng)也沒有配置專門的工作流管理系統(tǒng)，只能處理特定的開發(fā)流程，軟件適應(yīng)性低。為了解決上述問題，在項目管理系統(tǒng)中設(shè)置了單獨的文檔管理模塊對項目文檔進(jìn)行管理，并引入工作流管理系統(tǒng)對項目業(yè)務(wù)流程進(jìn)行創(chuàng)建、配置、流轉(zhuǎn)和監(jiān)控。項目管理的對象是某光電產(chǎn)品制造企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)項目，根據(jù)企業(yè)需求，選擇IBM公司的Lotus Donuno/Notes為軟件開發(fā)平臺。Domino/Notes系統(tǒng)集成了應(yīng)用軟件開發(fā)環(huán)境和文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅能高效地管理文件，而且可提供多重安全保障，確保了系統(tǒng)的安全性。

1 項目實施流程分析

    項目管理系統(tǒng)將工作流管理系統(tǒng)和企業(yè)業(yè)務(wù)流程重構(gòu)(Business Process Reengineering，BPR)技術(shù)相結(jié)合來管理企業(yè)的各種流程，從而實現(xiàn)企業(yè)流程的自動化。本系統(tǒng)設(shè)計的指導(dǎo)原則是以實際項目的實施過程為基礎(chǔ)，以標(biāo)準(zhǔn)流程為導(dǎo)向，對項目進(jìn)行規(guī)范而高效的管理，因此系統(tǒng)設(shè)計的首要任務(wù)是將項目實施過程和標(biāo)準(zhǔn)流程聯(lián)系起來。

    1.1 項目流程現(xiàn)狀

    項目類別不同，其實施的流程也不同，有些項目在產(chǎn)品研發(fā)過程中省去了一些無實際意義的環(huán)節(jié)，由此可見項目實施的流程存在不一致性，為了方便流程的管理，需將項目按照產(chǎn)品類別對實施的流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。對于電子行業(yè)產(chǎn)品研發(fā)流程，依據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)目前的標(biāo)準(zhǔn)，一個完整項目設(shè)置有23個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)什么時候執(zhí)行、由什么人執(zhí)行、執(zhí)行什么任務(wù)都有具體說明，供企業(yè)參考執(zhí)行。企業(yè)在開發(fā)新產(chǎn)品時，會根據(jù)開發(fā)對象的特點和企業(yè)的實際情況對ISO標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行必要的調(diào)整，主要是去除對本企業(yè)不必要的環(huán)節(jié)，簡化開發(fā)過程，節(jié)約開發(fā)成本。為了使企業(yè)項目流程符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同時也保持項目流程的企業(yè)特色，應(yīng)對項目管理的流程進(jìn)行調(diào)整和規(guī)范。

    1.2 標(biāo)準(zhǔn)流程模型建立

    根據(jù)ISO9000標(biāo)準(zhǔn)，電子產(chǎn)品研發(fā)項目的完整實施流程包含7個階段，共23個環(huán)節(jié)。實際項目實施時，項目以階段為任務(wù)單位執(zhí)行，每個階段指定實施負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)該階段研發(fā)工作的完成和階段文檔的上傳和提交操作。因此，在項目流程建模時將一個項目任務(wù)分解為幾個階段性任務(wù)進(jìn)行處理，每個階段的任務(wù)包括階段相關(guān)技術(shù)文檔的提交和階段工作文檔的審批，分別由文檔管理模塊和流程管理模塊來處理，這樣一個項目流程按階段被分解為若干個局部小流程，完整的項目流程包含的環(huán)節(jié)見圖1。

    圖1 完整項目環(huán)節(jié)分布圖

    如圖1，將一個完整的標(biāo)準(zhǔn)項目流程分成7個階段，7個階段分別對應(yīng)著7個標(biāo)準(zhǔn)的流程，以項目立項為例，此階段的業(yè)務(wù)流程如圖2。

    圖2 項目立項申請流程圖

    從總體來看，每個階段對應(yīng)一個標(biāo)準(zhǔn)流程，7個階段之間本身也構(gòu)成了一個順序執(zhí)行的流程，即通過一個兩層流程模型來模擬項目實施的過程。標(biāo)準(zhǔn)流程固定不變，而階段的數(shù)量可變，階段數(shù)量的變化即對應(yīng)了項目類別的變化，這樣便于提高項目流程構(gòu)成的模塊化程度。7個階段的數(shù)量組合構(gòu)成了項目實施流程的通用模型，企業(yè)在實際產(chǎn)品開發(fā)時，可以根據(jù)項目類別在7個標(biāo)準(zhǔn)階段內(nèi)進(jìn)行勾選，從而確定項目實施的流程。

2 項目管理系統(tǒng)功能模塊

    根據(jù)前面的分析，將項目分為文檔和流程兩部分內(nèi)容進(jìn)行管理，系統(tǒng)功能模塊如圖3。

    圖3 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

    2.1 文檔管理模塊

    文檔管理模塊主要對項目中每個階段的技術(shù)文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)文檔的錄入、檢索和查看等功能。項目實施過程中生成的文檔有兩類，一類是審批文檔，嵌入在各階段的流程中，并在流程的節(jié)點之間傳遞，在每個節(jié)點處由具有相應(yīng)權(quán)限的人員填寫審批意見，通過點擊不同的操作按鈕（如通過、駁回等）決定流程的走向。另一類是項目在每個階段的技術(shù)文檔，是文檔管理模塊的主要管理對象，這些文檔的管理與其對應(yīng)階段的流程管理相對獨立，但兩者均提供http網(wǎng)址鏈接到對方頁面，實現(xiàn)文檔管理和流程管理的關(guān)聯(lián)互通，便于項目監(jiān)控人員通過項目實施流程查看各個階段的技術(shù)文檔，也能在查看各階段技術(shù)文檔的同時監(jiān)控該階段的實施流程，從而使具有相關(guān)權(quán)限的人員可以對項目的整體情況進(jìn)行把握和控制，便于及時發(fā)現(xiàn)問題和作出項目調(diào)整決策。

    2.2 工作流管理系統(tǒng)

    工作流管理系統(tǒng)是一個實現(xiàn)流程流轉(zhuǎn)的軟件系統(tǒng)，主要完成工作流的定義、生成、流轉(zhuǎn)和流程管理工作，并按照在計算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實例的執(zhí)行。本文項目管理系統(tǒng)中引入神州數(shù)碼的工作流管理系統(tǒng)——digiflow，這是個基于Lotus Domino/Notes平臺開發(fā)的可視化流程管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中提供了功能強(qiáng)大、靈活的圖形化自定義工作流程管理，主要通過人（角色）、流程和表單來實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程，具體步驟為：先定義好流程，包括繪出流程圖、設(shè)置流程流轉(zhuǎn)的條件和設(shè)定流程中各個節(jié)點的角色權(quán)限等；然后將該流程對應(yīng)的表單畫出并在表單頁面通過添加讀者和作者域進(jìn)一步對角色和權(quán)限進(jìn)行細(xì)化設(shè)置，作為審批文檔的模板；最后將流程和表單關(guān)聯(lián)配置。

3 項目管理系統(tǒng)方案設(shè)計與實現(xiàn)

    根據(jù)系統(tǒng)功能模塊的劃分，擬出項目管理系統(tǒng)的設(shè)計方案如圖4。

    圖4 系統(tǒng)設(shè)計方案

    項目實施過程如下：

    (1)項目立項申請。只有立項申請通過的項目才能進(jìn)行接下來的階段任務(wù)。項目立項申批文檔如圖5。

    圖5 項目立項建議書申請

    (2)新建項目。確定項目進(jìn)度計劃，如圖6。項目進(jìn)度計劃指出了項目組織未來努力的方向和奮斗目標(biāo)，完善的項目計劃可以使失敗概率降至最低，以最大限度地保證在預(yù)期的期限內(nèi)取得預(yù)期的效果。

    圖6 項目進(jìn)度計劃

    (3)分階段執(zhí)行。主要完成兩個任務(wù)，一是推動各階段業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)直至結(jié)束，以設(shè)計評審階段為例，圖7顯示了該階段業(yè)務(wù)流程處于研發(fā)部審批環(huán)節(jié)的頁面；二是將各個階段的相關(guān)文檔（技術(shù)資料、工藝文件等）上傳到文檔管理系統(tǒng)，作為公司項目經(jīng)驗資料保存，便于日后查看和分析，如圖8。在關(guān)聯(lián)文檔選項卡界面提供鏈接到該階段流程執(zhí)行頁面的http地址。

    圖7 設(shè)計評審審批流程

    圖8 階段任務(wù)提交

    (4)項目結(jié)束。項目結(jié)束分兩種情況，一是正常結(jié)束，項目最后一個階段的任務(wù)完成即說明該項目已經(jīng)正常結(jié)束。二是項目終止，說明項目在實施過程中因為某種原因在某個中間階段終止。

4 結(jié)論

    實際應(yīng)用表明，將產(chǎn)品研發(fā)項目的流程和文檔兩部分內(nèi)容分開管理后，項目執(zhí)行時兩者可同時進(jìn)行，互不影響，而在查看項目（項目監(jiān)控）時又可使兩者統(tǒng)一管理，不僅提升了項目執(zhí)行效率、加強(qiáng)了項目的監(jiān)管功能，而且對項目文檔進(jìn)行了有效管理，切實提高了企業(yè)項目管理水平。目前，項目管理系統(tǒng)可以在以下兩個方面實現(xiàn)優(yōu)化和擴(kuò)充：一是工作流引擎支持動態(tài)生成工作流程，實現(xiàn)項目流程的動態(tài)可變；二是引入績效評價模塊，通過對項目實施人員項目完成質(zhì)量、效率以及進(jìn)度把握等指標(biāo)進(jìn)行綜合量化，從而作為人員績效評價的依據(jù)。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

轉(zhuǎn)載請注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://m.lukmueng.com/

本文標(biāo)題：基于工作流和文檔管理的項目管理系統(tǒng)設(shè)計

本文網(wǎng)址：http://m.lukmueng.com/html/solutions/1401934288.html