一、電子文檔管理中自動化技術的應用
1、計算機技術在電子文檔管理中的應用
運用計算機技術進行電子文檔管理和應用，標志著文檔管理的現(xiàn)代化。在規(guī)范標準的前提下文檔是以件為單位保管的，計算機技術加上專業(yè)的軟件開發(fā)系統(tǒng)，在獨立的計算機上進行登記、著錄、編號，文檔的紙質(zhì)文件與電子文件配套存放，從而達到減輕各類文書管理人員的工作壓力、提高文檔工作的質(zhì)量的目的。
在聯(lián)網(wǎng)的電子文檔管理系統(tǒng)中，利用文檔時根據(jù)利用者提供的信息在各終端電子文檔管理系統(tǒng)中進行檢索，計算機能迅速、準確地查找到你所需要的電子文檔資料，如果需要還可以把內(nèi)容打印出來。具有在短時間內(nèi)準、快、全地提供給服務者以利用，操作簡便、易懂、省時、省力的特點。計算機技術的應用為電子文檔管理自動化帶來質(zhì)的飛躍。
2、多媒體自動化辦公技術在電子文檔管理中的應用
多媒體技術是指利用計算機對文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖像和聲音等多種媒體信息進行綜合處理和管理的技術。這項技術的應用使計算機具有了圖書、廣播、電影、電視、幻燈、錄像等諸多媒體的功能，用戶可以通過多種感官刺激與計算機進行豐富的互動式信息交流。
多媒體自動化辦公技術應用于電子文檔管理，形成多媒體電子文檔管理系統(tǒng)。一般而言，現(xiàn)有的多媒體電子文檔管理系統(tǒng)具有以下特點和優(yōu)勢：
（1）窗式界面，流程直觀。
（2）豐富的人性化設計，明確的操作導向服務，實現(xiàn)人機互動式對話。
（3）查詢方式多樣化，操作更簡便、快捷、高效。檢索及查詢不同內(nèi)容的電子文檔可以輸入諸如編號、文件名、類別、日期等關鍵字段。支持各種門類不同載體的電子文檔管理，對文檔著錄方式可以設定輔助項。
（4）依據(jù)電子文檔標準化、規(guī)范化建設的原則，設置具體分類方案，銜接傳統(tǒng)的文檔資料管理方式。
（5）在數(shù)據(jù)交換功能上，配置數(shù)碼像機、文檔掃描儀、打印機，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文檔的多頁掃描、頁面刪除、縮略圖、自由排版、編研、打印結(jié)果等項功能。多媒體技術的應用，為電子文檔管理工作帶來具體、生動、直觀、靈活的現(xiàn)代辦公模式，開創(chuàng)了電子文檔管理的新時代。
3、網(wǎng)絡一體化技術在電子文檔管理中的應用
網(wǎng)絡技術應用在電子文檔信息資源管理上，是通過信息高速公路來實現(xiàn)計算機之間的信息交流和資源共享的技術。它具有的優(yōu)勢和特點：
（1）廣域性和均等性。利用網(wǎng)絡，無論計算機位于繁華都市還是偏遠地方，都能共享計算機網(wǎng)絡上的電子文檔信息資源，得到同等的網(wǎng)絡服務。
（2）即時性和雙向性。隨時更新的網(wǎng)上信息可以通過網(wǎng)絡實時傳播到各處，向電子文檔利用者提供即時性的服務，同時利用網(wǎng)絡采集電子文檔，使電子文檔信息的利用率最大幅度地提高。
（3）檢索效率高。主要體現(xiàn)在檢全率、檢準率、檢索速度上。
（4）整體的協(xié)作性。電子文檔信息網(wǎng)絡將一定范圍（國家或地區(qū)）內(nèi)各級、各類行政、事業(yè)、企業(yè)等機構(gòu)的網(wǎng)站，有計劃地、科學地組成一個統(tǒng)一領導、多層次、多功能、布局合理、相互合作、相互結(jié)合的體系，資源整合優(yōu)化，體現(xiàn)了地區(qū)或行業(yè)間的協(xié)作性。
（5）電子文檔信息網(wǎng)絡一體化進程的實踐，可以達到同時促進各地、各級文檔建設的標準化、規(guī)范化發(fā)展，規(guī)范行政行為和行業(yè)行為。
二、正在創(chuàng)建中的數(shù)字化資料館
廣義上的數(shù)字資料館是指存儲和利用文檔信息資源的信息空間，是一個由眾多電子資源庫群、電子文檔信息資源處理中心、電子文檔用戶群構(gòu)成的數(shù)字資料館群體。從國內(nèi)數(shù)字資料館研發(fā)的現(xiàn)狀來看可由四部分組成，其特點和功能分別是：
信息采集系統(tǒng)。它由三個子系統(tǒng)即接收子系統(tǒng)、館藏資源數(shù)字化子系統(tǒng)、信息搜尋子系統(tǒng)組成。每個子系統(tǒng)下再由數(shù)個相應的業(yè)務流程對話窗口構(gòu)成。該部分的作用是數(shù)字資料信息資源開發(fā)和利用的基礎，是資料從庫存資料向信息資源轉(zhuǎn)換的中間站，它能對館藏的各種介質(zhì)的電子資料進行數(shù)字化處理和存儲；接受在線各級電子政務系統(tǒng)中各個部門形成的資料文件信息，可以主動搜尋網(wǎng)上有價值的電子資料信息。
信息利用系統(tǒng)。它由四個子系統(tǒng)即資料信息開發(fā)子系統(tǒng)、綜合智能查詢子系統(tǒng)、網(wǎng)站信息發(fā)布子系統(tǒng)、光盤發(fā)布子系統(tǒng)組成；子系統(tǒng)下設立相應的對話框。該部分具有能在海量數(shù)字信息中高效、準確檢索電子文檔信息的優(yōu)勢，根據(jù)需要可迅速組織起不同重點的、完整的編研材料，對電子文檔信息的查閱、調(diào)閱、發(fā)布都基于網(wǎng)際網(wǎng)絡，使利用者在任何地點和時間都能得到需要的數(shù)字文檔信息，充分發(fā)揮電子文檔的信息價值，實現(xiàn)資源的社會共享。
信息管理系統(tǒng)。它由相應的業(yè)務功能對話框組成，諸如電子文檔的目錄管理、信息分屬類別的鑒定、信息統(tǒng)計分類號、主題詞標引、報表打印等內(nèi)容。針對采集來的信息進行整理、分類等標準化處理，將大量無序的信息有序化處理，實現(xiàn)數(shù)字文檔在業(yè)務管理部門的全程管理。系統(tǒng)維護系統(tǒng)。由基礎數(shù)據(jù)維護、權(quán)限管理、網(wǎng)絡安全、加密存儲、數(shù)字簽名、備份、恢復數(shù)字遷移等功能對話框組成，實現(xiàn)對數(shù)字資料館整體系統(tǒng)的維護功能。系統(tǒng)維護采用統(tǒng)一用戶管理以及分級安全措施，同時對電子原文進行高強度的加密存儲，對用戶、原文實現(xiàn)雙重控制，保證數(shù)據(jù)訪問的安全性。
三、初現(xiàn)端倪的虛擬資料館
虛擬資料館是虛擬技術與網(wǎng)絡技術結(jié)合的產(chǎn)物。虛擬技術運用于電子文檔信息資源的管理，就是通過特定軟件和網(wǎng)絡技術將時空上分散的信息資源連成一體，使之成為有別于一般意義上的含有虛擬技術的文檔信息資源網(wǎng)絡。虛擬資料館具有的特點和功能：
一是實現(xiàn)由完全的文檔實體（物理）保存模式為主向文檔信息管理模式為主的轉(zhuǎn)變；文檔載體的多樣性更加豐富，電子類文檔成為主體，資料館的角色是社會文檔資源的“審計員”。
二是實現(xiàn)等同于人腦記憶功能的社會記憶功能。
三是實現(xiàn)意義更加廣泛的文檔信息資源共享，文檔信息資源走向充分開放，為政府決策，為社會大眾提供全方位及時有效的服務。
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本文標題：自動化辦公系統(tǒng)在電子文檔管理中的特點及其應用前景
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