有人做過這樣的分析，采購中每1元錢的節省都會直接轉化為1元錢的利潤，即采購中的利潤轉化率會100%，在公司其他條件不變的前提下，假設公司的利潤率為5%，若想通過增加銷售來獲取同樣的利潤（1元錢），則需要增加20元的銷售。而如果從采購的角度減少1元錢的支出，比增加20元銷售容易得多。
對于企業來說，物資的采購是一個相對復雜的交易過程。按照采購的流程，大致可分為四步：
首先，采購商要尋找相應的產品供應商，調查他們的產品在數量、質量、價格等各方面的符合程度。
其次，采購商在選定了某家供應商之后，需要把詳細計劃和需求信息傳送給供應商，以便供應商能夠準確地按照客戶要求的性能指標進行生產。如果產品樣品被認可，并且供應商有能力生產，采購商會發出一份標有具體產品數量的采購訂單。
之后，采購商會接到供應商的通知，告知采購訂單已經收到，并確認該訂單可以滿足。
最后，當產品由供應商發出時，采購商會再次接到通知，包括產品的發貨單。這時，采購方的會計部門在核對發貨單和采購訂單后付款。
這是一個復雜的采購交易全過程，如果當原有訂單發生變動時，整個過程將更加復雜。但是不難看出，在企業的整個采購過程中，采購雙方對信息的獲取，以及信息的相互傳遞是這一過程的主要工作內容。為了簡化這種“你來我往”的煩瑣過程，目前有一些企業已經開始利用互聯網的優勢，將大量的數據通過網絡進行相互傳輸，以減少采購過程中勞動力、印刷、電話、郵寄、出差等所消耗的費用。
也有數據表明，利用電子采購的企業，一般可以節省5%-10%的采購費用。很顯然，電子采購更便宜，也更有效。從某種角度來說，電子采購應該從戰略而不是戰術的高度來看，我們應當避免把它單純的視為技術解決方案，同時也應視為企業戰略管理的創新。
山東新華制藥股份有限公司可以作為一個例證。新華制藥在實施電子化采購之前，一直傳承傳統采購模式，即通過各種媒介或供應商主動推銷，獲知供應商信息，以電話、供需見面會等為采購原材料的主要方法，庫存信息主要來源于各種統計和財務報表的匯總，由此而花費大量的人力、財力、物力。2006年6月公司開始實施必聯電子采購管理系統，之后，采購部可以通過Internet直接向全國的供應商進行招標，供應商也可以及響應采購信息。據新華制藥稱，3年來，公司在網上積累的采購需求、價格信息、供應商供貨信息等近三萬條歷史紀錄，節約資金率達0.7%，必聯采購網已協助其完成信息共享、操作監管、過程實施、供需協同等綜合性采購業務。
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本文標題：電子采購：降低采購成本的智能武器
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